Ogłoszenie o naborze do pracy
w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach
ul. Kolejowa 7, 11-730 Mikołajki
Ogłoszenie skierowane jest do wszystkich osób spełniających wymagania
bez względu na płeć
Ogłoszono dnia: 23 czerwca 2026r. Nr ogłoszenia: RO.2110.03.2026/URZ
Termin składania ofert: 6 lipiec 2026 r. - do godziny 10.00
Nazwa stanowiska:podinspektor ds. obsługi Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz Biura Obsługi Interesanta(1 etat)
I.Wymagania w stosunku do kandydatów:
a. Wymagania niezbędne:
1. Wykształcenie:co najmniej średnie z maturą;
2. Staż pracy: co najmniej 3 lata
(w przypadku posiadania wykształcenia wyższego w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce– staż pracy nie jest wymagany);
3. Brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii;
6.Obywatelstwo polskie; z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy o pracownikach samorządowych;
b. Wymagania dodatkowe:
1. Udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie obsługi programu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
2. Udokumentowane doświadczenie zawodowe w administracji publicznej, znajomość funkcjonowania administracji samorządu terytorialnego.
3.Znajomość przepisów prawa związanego z problematyką na stanowisku, a w szczególności:
- ustawy z dnia 14.06.1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691)
- ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2026 r. poz. 662),
- ustawy z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j. t. Dz. U. z 2022 r. poz. 902),
- ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (j. t. Dz. U. z 2025 r. poz. 1154 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j. t. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 z późn. zm.),
- rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (j. t. Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 11.09.2019 r. prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2026 r. poz. 793),
- ustawy z dnia 29.07.2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (j. t. Dz. U. z 2024 r. poz. 900),
- ustawy z dnia 20.07.2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (j. t. Dz. U. z 2025 r. poz. 6),
- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO).
4.Wysoka kultura osobista, odpowiedzialność, systematyczność, obowiązkowość, terminowość, skrupulatność, komunikatywność, odporność na stres, dobra organizacja pracy.
5. Umiejętność obsługi komputera pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.
6. Umiejętność organizacji pracy własnej pod presją czasu i pracy w zespole.
c. Wymagania preferowane:
1.Wykształcenie wyższe o profilu:administracja, archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, zarządzanie.
2. Doświadczenie w administracji publicznej na stanowisku związanym tematycznie ze stanowiskiem będącym przedmiotem naboru.
II. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:
1. Obsługa głównego punktu kancelaryjnegoElektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach:
- obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- nadawanie pismom przychodzącym unikatowego numeru,
- rozdzielenie i dekretacja korespondencji przychodzącej,
- elektroniczna kwalifikacja dokumentacji,
- archiwizowanie dokumentacji i akt sprawy,
2. Prowadzenie Biura Obsługi Interesanta zgodnie z zasadami i trybem wykonywania czynności kancelaryjnych określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego oraz uregulowaniach wewnętrznych:
- przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji otrzymanej w formie tradycyjnej,
- prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wysyłanej,
- wysyłanie korespondencji oraz przesyłek (w tym dostarczenie listów i przesyłek do Urzędu Pocztowego)
- udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy.
3. Rozliczanie kart drogowych kierowców.
4. Przygotowanie i prowadzenie postępowań w ramach zamówienia publicznego na dostarczanie paliw płynnych na potrzeby Gminy Mikołajki oraz ustalanie wartości szacunkowej zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi regulacjami określonymi w zarządzeniach Burmistrza Miasta Mikołajki oraz w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
5. Prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem wieczystym, w tym m.in.:
- sprzedaż nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego,
- oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste,
- aktualizacja opłat za użytkowanie wieczyste,
- wydawanie zaświadczeń o przekształceniu użytkowania wieczystego w prawo własności, zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami oraz ustawą o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
6. Monitorowanie wartości nieruchomości oddawanych w użytkowanie wieczyste.
7. Prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z wynajmem świetlic wiejskich będących własnością Gminy Mikołajki.
8.Obsługa Mikołajskiej Karty Stałego Mieszkańca.
9. Redagowanie pism i dokumentów.
10. Archiwizowanie dokumentacji związanej z zakresem czynności.
11. Przygotowywanie sprawozdań, raportów i ewidencji wynikających z zadań realizowanych na stanowisku pracy, w tym sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego.
12. Wykonywanie innych czynności zleconych przez Burmistrza Miasta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, Kierownika Referatu Organizacyjnego.
III. Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:
Miejsce pracy – Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach, ul. Kolejowa 7, 11-730 Mikołajki, budynek I piętrowy, brak windy, stanowisko pracy na parterze, sanitariat dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych na parterze, przed budynkiem platforma dla wózków. Praca administracyjno-biurowa, przeważnie siedząca z przewagą wysiłku umysłowego, przy monitorze ekranowym komputera powyżej 4 godzin na dobę, czas pracy wynosi 8 godzin na dobę od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-15.00 (w czwartki 8.00 – 16.00). Praca częściowo związana z wyjściem na teren miasta Mikołajki (dostarczanie listów i przesyłek do Urzędu Pocztowego).
IV. Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
Informujemy, iż w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienie ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych) w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach wynosił mniej niż 6%.
V. Wymagane dokumenty:
1. List motywacyjny– opatrzony własnoręcznym czytelnym podpisem i opatrzony klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji na wolne stanowisko urzędnicze w tym kierownicze stanowisko urzędnicze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L.2016.119.1). Przyjmuję do wiadomości, że Administratorem moich danych osobowych jest Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach z siedzibą władz przy ul. Kolejowej 7, 11-730 Mikołajki”.
2. Życiorys zawodowy – Curriculum Vitae- opatrzony klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji na wolne stanowisko urzędnicze w tym kierownicze stanowisko urzędnicze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L.2016.119.1). Przyjmuję do wiadomości, że Administratorem moich danych osobowych jest Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach z siedzibą władz przy ul. Kolejowej 7, 11-730 Mikołajki”.
3. Kserokopie dyplomów lub świadectw potwierdzających wykształcenie.
4. Kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (zaświadczenie o aktualnym zatrudnieniu w przypadku trwającego stosunku pracy - bez danych o otrzymywanym wynagrodzeniu).
5. Oświadczenie kandydata o posiadanym obywatelstwie polskim.
6. Oświadczenie kandydata o posiadaniu nieposzlakowanej opinii.
7. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (dołączony do ogłoszenia o naborze zamieszczonego w Biuletynie Informacji Publicznej).
8. Oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych.
9. Oświadczenie kandydata, że nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
VI. Dokumenty dodatkowe:
1. Kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach lub szkoleniach (z zakresuobsługi programu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz zadań wykonywanych na wskazanym stanowisku).
2. Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydata na stanowisko urzędnicze, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
3. Referencje oraz inne dokumenty, które kandydat uważa za istotne w jego przyszłej pracy.
VII. Termin, sposób i miejsce składania dokumentów:
1. Termin: do dnia 6 lipca 2026 r. - do godziny 10.00
2. Sposób:
Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać wyłącznie w formie papierowej w zamkniętej kopercie opatrzonej imieniem i nazwiskiem kandydata oraz dopiskiem: Dotyczy naboru na stanowisko (wskazać nazwę stanowiska i numer ogłoszenia).
3. Miejsce:
Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać:
- osobiście lub za pośrednictwem innych osób w godzinach pracy Urzędu, w Biurze Obsługi Interesanta – pokój nr 3 w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach, ul Kolejowa 7, 11- 730 Mikołajki
- pocztą tradycyjną lub kurierem na adres: Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach, ul. Kolejowa 7, 11-730 Mikołajki.
Za zachowanie terminu dostarczenia dokumentów aplikacyjnych uznaje się moment dostarczenia dokumentów do siedziby Urzędu Miasta i Gminy w Mikołajkach.
VIII. Informacje dodatkowe:
1. Kserokopie dokumentów aplikacyjnych kandydaci sami potwierdzają za zgodność z oryginałem poprzez umieszczenie na każdej stronie kserokopii zwrotu: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, data i czytelny podpis kandydata.
2. Oświadczenia i kwestionariusz osobowy - należy podpisać odręcznie i wstawić datę ich sporządzenia.
3. Jeżeli dokumenty aplikacyjne będą składane drogą pocztową należy dołączyćdo nich podpisaną klauzulę informacyjną – dołączoną do ogłoszenia o naborze;
4. Aby zakwalifikować się do drugiego etapu naboru, kandydat musi spełniać wymagania niezbędne oraz w możliwie największym stopniu wymagania dodatkowe, a także złożyć komplet wymaganych dokumentów w terminie i formie wskazanej w ogłoszeniu.
5. Zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi wyłącznie na oferty kandydatów, którzy spełnią wymagania niezbędne lub wymagania niezbędne i dodatkowe oraz złożą komplet wymaganych dokumentów.
6. Organizator zastrzega sobie prawo nierozstrzygnięcia naboru.
7. Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Urzędu Miasta i Gminy w Mikołajkach po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze albo zostaną złożone w innej formie niż określona - pozostają bez rozpatrzenia.
8. Dokumentami potwierdzającymi staż pracy są:świadectwa pracy, zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z art. 302¹ Kodeksu pracy oraz inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia, zaświadczenie o aktualnym zatrudnieniu (bez danych o otrzymywanym wynagrodzeniu).
9. Dokumentami potwierdzającymi doświadczenie zawodowesą świadectwa pracy oraz mogą być dodatkowo zaświadczenia o odbyciu praktyk, staży, dokumenty potwierdzające pracę na umowę zlecenie lub o dzieło, wydruk ze strony internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
10. Wszystkie wymagane dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, a dokumenty wydane w języku obcym należy przedłożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
11. Pierwsza umowa o pracę zostanie zawarta na czas określony do 6 miesięcy, z możliwością przedłużenia.
12. Pracownikowi przysługuje początkowe wynagrodzenie:
- Wynagrodzenie zasadniczew wysokości do 5.500,00 zł brutto miesięcznie według X kategorii zaszeregowania określonej w Regulaminie Wynagradzania Pracowników w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach. Wysokość wynagrodzeniauzależniona jest od posiadanych kwalifikacji i doświadczenia zawodowego gwarantującego prawidłowe wykonywanie zadań określonych na stanowisku pracy. Po okresie trwania pierwszej umowy podczas której pracownik wykaże swoje umiejętności, samodzielność, wiedzę teoretyczną i praktyczną, przy przedłużeniu umowy o pracę istnieje możliwość podwyższenia wynagrodzenia maksymalnie do kwoty 7.100,00 zł brutto.
- dodatek za wieloletnią pracęw wysokości od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego wypłacany miesięcznie obok wynagrodzenia zasadniczego, jeżeli pracownik udowodni wymagany staż pracy na podstawie świadectw pracy, zaświadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z art. 302¹ Kodeksu pracy oraz innych dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia. Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje na zasadach określonych w art. 38 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych,
- dodatkowe wynagrodzenie rocznena zasadach określonych w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej – jeżeli pracownik nabędzie uprawnienia,
- nagroda jubileuszowa, na zasadach określonych w art. 38 ust. 2, 4 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – jeżeli pracownik nabędzie uprawnienia,
- jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę - – jeżeli pracownik nabędzie uprawnienia,
- inne świadczenia pieniężne związane z pracą określone w Regulaminie Wynagradzania Pracowników w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach jeżeli zaistnieją przesłanki do ich wypłaty,
- możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego dla pracowników,
- możliwość częściowej refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych koniecznych do pracy przy monitorze ekranowym komputera,
- możliwość uczestniczenia w szkoleniach,
- Urząd Miasta i Gminy Mikołajki zawarł umowę o zarządzanie pracowniczym planem kapitałowym.
13. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, w jednostkach samorządu terytorialnego organizuje się służbę przygotowawczą. Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 3 miesiące i kończy się egzaminem. Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.
14. Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Mikołajkach na okres co najmniej 3 miesięcy.
Ogłoszenie o naborze kierowane jest do wszystkich osób spełniających wymagania bez względu na płeć i niepełnosprawność. Ocena kandydatów uczestniczących w procesie naboru będzie prowadzona na podstawie jednolitych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Kryteria te będą stosowane w jednakowy sposób wobec wszystkich kandydatów ubiegających się o zatrudnienie, a proces rekrutacyjny będzie przebiegał w sposób niedyskryminujący.
IX. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych:
W związku z realizacją wymogów art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO) Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach informuje, że:
1. Administratorem jest Urząd Miasta i Gminy w Mikołajkach, ul. Kolejowa 7, 11-730 Mikołajki, reprezentowany przez Burmistrza Miasta Mikołajki;
2. Wyznaczono Inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się poprzez adres e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
3. Przekazanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, jednakże niepodanie tych danych uniemożliwi wzięcie udziału w procesie naboru.
4. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), b) i c) RODO, w tym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO [dane osobowe szczególnej kategorii przetwarzane są na podstawie zgody (która może zostać odwołana w każdym czasie) wyłącznie w przypadku gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie przekazuje je z własnej inicjatywy] w celu przeprowadzenia procesu naboru.
5. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu naboru, wycofania wcześniej wyrażonej zgody lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przetwarzania danych wynikającego z przepisów prawa. Po upływie 3 miesięcy od ostatecznego zatrudnienia kandydata wybranego w procesie naboru, dokumenty aplikacyjne kandydatów niewybranych zostaną komisyjnie zniszczone.
6. Dane osobowe mogą zostać przekazane (w niezbędnym zakresie do realizacji celu z pkt. 4) podmiotom przetwarzającym dane osobowe, w szczególności podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi: IT, ochrona, medycyna pracy. Ponadto, dane mogą zostać przekazane stronie trzeciej, która jest uprawniona do dostępu do danych osobowych na podstawie właściwych przepisów prawa polskiego.
7. Dane osobowe nie są profilowane.
8. Osoba powierzająca dane ma prawo do:
a) dostępu do danych osobowych,
b) sprostowania danych osobowych,
c) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) – usunięcie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie naboru,
e) wniesienia sprzeciwu dotyczącego przetwarzania – sprzeciw jest jednoznaczny z rezygnacją z udziału w procesie naboru,
f) wycofania wcześniej wyrażonej zgody,
g) wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
Zatwierdził:
Burmistrz Miasta Mikołajki
Piotr Jakubowski